Des trucs pas originaux pour gérer votre temps efficacement…

Nous avons inventé la vitesse et nous tournons en rond !
– Charlie Chaplin

Par le passé, on croyait que le 21^e siècle serait celui des loisirs.

Mais au lieu de nous libérer du travail, la mondialisation et la technologie ont augmenté les responsabilités et la quantité d’informations que nous devons gérer chaque jour.

Vous êtes étouffés par le temps ?

Vous n’arrivez pas toujours à faire face à vos obligations ?

Cet article est peut-être pour vous.

Le temps, une ressource non renouvelable…

Le temps est une ressource limitée, car chaque minute qui passe ne revient jamais !

Nous n’avons jamais été aussi productifs, mais il n’a jamais été aussi important de savoir bien gérer son temps et ses activités.

La gestion du temps et des priorités soulève deux enjeux distincts:

1. aider à se sentir bien;
2. obtenir plus de résultats.

Or, nous nous laissons souvent emporter par le flot des événements.

Conséquence ? Nous n’avons jamais assez de temps.

Existe-t-il des manières de « l’économiser » pour mieux en profiter ?

Bien sûr ! Mais avant tout, passons au diagnostic.

Avez-vous des aptitudes à bien gérer votre temps ?

Répondez par oui ou par non aux petites questions qui suivent:

• Utilisez-vous un agenda, qu’il soit électronique ou en papier ?
• Êtes-vous capables de prendre des rendez-vous ou de planifier des activités plusieurs semaines à l’avance ?
• Retournez-vous tous vos appels ? Les retournez-vous dans un délais relativement bref (24 heures ou moins) ?
• Rangez-vous toujours au même endroit les objets que vous utilisez régulièrement, comme vos clés ?
• Disposez-vous de quoi remplacer ce dont vous avez besoin à la maison (des ampoules électriques, par exemple) ?
• Êtes-vous conscients des activités les plus importantes que vous devez accomplir chaque jour ?
• Notez-vous ce dont vous avez besoin sur des listes (liste d’épicerie, liste de ce dont vous avez besoin pour le chalet, plan d’action pour réaliser vos projets, etc.) ?
• Avez-vous toujours quelque chose à faire avec vous pour les moments perdus, comme un livre intelligent à lire dans la salle d’attente du dentiste (plutôt que de feuilleter une vieille revue) ?

Si vous avez répondu par la positive à plus de la moitié de ces questions, vous possédez déjà de bonnes aptitudes à la gestion du temps.

Et si vous continuez à améliorer votre efficacité, c’est toute votre vie qui en bénéficiera. Vous vivrez moins de stress et vous disposerez de plus de temps libre.

Comment améliorer vos aptitudes à bien gérer votre temps ?

Joël de Rosnay, auteur, scientifique et directeur d’une entreprise de veille stratégique, a beaucoup réfléchi à la gestion du temps.

Il suggère d’abord de ne pas réagir à chaud aux crises, de manière à ne pas amplifier inutilement leurs effets et à perdre ensuite du temps à régler de nouveaux problèmes.

Qui aurait cru que l’intelligence émotionnelle aiderait à bien gérer son temps ?

Il rappelle aussi les effets de la loi de Parkinson (qui n’a aucun lien avec la maladie du même nom…): le travail tend à s’étaler de manière à occuper tout le temps disponible pour l’achever.

Autrement dit, il vaut mieux se consacrer à travailler assidûment à ses tâches pour éviter qu’elles « enflent » déraisonnablement !

Voici d’autres stratégies qui vous aideront à bien gérer votre temps, pour diminuer votre niveau de stress et augmenter vos résultats.

Pensez ordre

Une maxime bien connue affirme qu’il ne faut pas mettre la charrue avant les bœufs.

Cette maxime illustre combien il peut être contre-productif de travailler sans se préoccuper de l’ordre des activités qui fournissent nos résultats.

Par exemple, puisque je suis paresseux quand vient le temps de faire la vaisselle, je commence toujours mes recettes de pâtes en faisant cuire d’abord les pâtes dans le chaudron pendant que je commence à couper les légumes.

Quand elles égouttent, je récupère le même chaudron et je l’utilise pour faire la sauce. Ça ne fait qu’un chaudron de moins à laver, mais ce genre de petit détail me rend heureux, que voulez-vous…

Vous pouvez donc toujours vous demander si une activité favorise les résultats d’une autre.

L’ordre fait parfois toute la différence, parlez-en aux bœufs devant lesquels ont a placé la charrue… ils s’en sont plaint aux normes du travail.

Travaillez sur un seul objectif à la fois

Les capacités de notre cerveau sont limitées (le mien tout particulièrement), notamment en ce qui concerne l’attention.

À chaque fois que vous changez d’activité, vous devez vous rappeler de ce que vous faisiez, et cette mise à jour vous fait perdre du temps.

Si vous ne travaillez que sur un seul projet à la fois et que vous évitez les distractions, votre concentration augmentera, ainsi que la qualité et l’efficacité de votre travail.

Les médias sociaux, les textos et le téléphone peuvent nous presser d’urgence, mais il ne font (le plus souvent) que nous distraire.

Un autre truc ?

Groupez les activités qui se ressemblent.

Par exemple, je me réserve les dossiers similaires à traiter en même temps: cela me fait gagner en efficacité car je peux traiter chaque étapes de chaque dossier à la suite.

C’est plus rapide et ça demande moins de concentration que quand je les traite un seul au complet à la fois.

En procédant de la sorte, vous minimiserez aussi les chances de faire des erreurs ou d’oublier de faire quelque chose d’important.

La rigueur et l’organisation sont de mise

À travers vos activités, rappelez-vous que le plus important n’est pas la quantité de travail mais la manière dont vous travaillez qui fournit le plus de résultats.

Si vous prenez un certain temps au début de chaque activité pour vous assurez que vous consacrez votre énergie au bon endroit, vous perdrez moins de temps par la suite et vous éviterez les erreurs qui vous obligeraient à recommencer.

C’est ce qui se passe si vous prenez le temps de garder votre liste de contacts à jour ou de faire votre changement d’adresse rapidement après votre déménagement.

Vous épargnerez ainsi beaucoup de temps que vous perdriez à corriger les problèmes reliés au fait de ne pas avoir ces informations à jour (contact, adresse postale, etc.)

Éliminez la procrastination

Vous arrive-t-il de multiplier les petites activités inutiles de manière à éviter de faire une tâche importante qui vous plaît moins ?

Moi aussi.

Rien ne gaspille plus de temps que la procrastination.

Voici une stratégie pour contrer cette malheureuse habitude.

Commencez toujours par les activités importantes qui vous plaisent le moins.

Ce sont celles qui nous font le plus procrastiner.

C’est comme se boucher le nez pour manger quelque chose de très bon pour la santé mais très mauvais au goût. Plus vite vous aurez éliminé ces tâches ingrates et plus vous serez fiers de vous.

Vous pourrez ensuite consacrer du temps à ce qui vous plaît davantage: le dessert !

Si vous aimeriez apprendre beaucoup plus de stratégies pour vous débarrasser de cette méchante bestiole bouffeuse de temps, voici mon article complet sur la procrastination !

Développez votre assiduité

Lorsque vous travaillez, travaillez-vous vraiment ?

On flirte encore avec la procrastination.

À chaque fois que vous vous laissez distraire, que vous devisez avec les collègues, vous perdez du temps.

Si vous développez votre assiduité à terminer ce que vous avez commencé, vous serez moins stressés et vous disposerez de plus de temps de qualité à consacrer à ce qui est le plus important pour vous.

Enfin, répondez fréquemment à ces questions:

• Quelles sont mes activités qui possèdent la plus grande valeur ?
• Quels sont les résultats mesurables que j’aimerais le plus obtenir dans ma vie ?

Ces questions simples vous aideront à prendre conscience des priorités, vous aideront à penser davantage à long terme et vous motiveront car elles donneront du sens à ce que vous faites !

Les pensées et les informations qui « polluent » votre esprit

La gestion du temps est très utile pour améliorer globalement notre vie.

C’est un investissement qui en vaut la peine !

Même si le temps n’est pas une ressource renouvelable et qu’il n’y a que 24 heures dans une journée, il est souvent possible de faire mieux.

La clé d’une meilleure gestion du temps n’est pas de travailler plus vite ou plus longtemps, mais de travailler mieux.

Nous n’avons pas nécessairement besoin de plus d’heures de travail lorsque nous savons comment utiliser nos heures de manière efficace.

Des pensées, des responsabilités et d’autres préoccupations sont l’objet d’entente entre vous-même et… vous-même.

Pour différentes raisons qui sont bonnes et d’autres parfois moins bonnes, ces informations polluent votre esprit car vous ne voulez rien oublier !

Ainsi, une partie de la mauvaise gestion du temps vient du fait que votre cerveau a l’impression qu’il doit s’occuper de ne rien oublier. Mais cela n’est pas son travail.

Il est temps de passer un grand coup de « balai mental » dans tout ce qui occupe inutilement votre esprit pour lui permettre de faire ce dans quoi il excelle, comme créer, raisonner et résoudre des problèmes.

1. Pensez à tout ce qui vous préoccupe le plus concernant les sujets qui sont importants pour vous (professionnellement et personnellement).

Faites la liste des éléments qui vous préoccupent le plus (Notez en vrac tout ce qui vous passe par la tête à ce sujet).

2. Quelles sont les raisons pour lesquelles les éléments notés au numéro 1 vous préoccupent ?

Par exemple, vous n’êtes pas avancé(e), vous vous sentez confus(e), il s’agit d’une lourde responsabilité, l’échéance approche dangereusement, etc.

Ensuite, révisez vos attentes

Vos attentes contiennent l’ensemble des raisons pour lesquelles vous voulez faire ce que vous faites.

Ces raisons touchent souvent à des dimensions extérieures à vous-même, comme vos responsabilités professionnelles, mais elles impliquent aussi des dimensions intérieures.

Par exemple, les standards d’une personne perfectionniste ne sont pas les mêmes que ceux d’une personne « normale ».

Les attentes des perfectionnistes seront beaucoup plus contraignantes.

Trois manières de vous soulager du stress qui provient des attentes qui sont mal gérées en vous:

Éliminer l’attente et décider de ne pas faire l’action, la tâche, etc.

Nous nous obligeons souvent à faire des choses sans qu’elles ne soient obligatoires.

C’est le moment d’en prendre conscience et d’éliminer celles qui ne sont pas suffisamment importantes.

Nous ne sommes pas obligés de tout faire !

Réaliser l’objectif et satisfaire l’attente

Lorsque nous procrastinons, nous remettons à plus tard ce que nous devons faire maintenant.

Cela crée une tension car nous savons que nous n’avançons pas.

Le fait de faire ce que nous avons à faire nous soulage automatiquement de cette tension.

Modifier nos attentes

Bien des attentes découlent de contraintes qui ne sont pas coulées dans le béton.

Nous oublions souvent que nous choisissons la majorité des tâches et des responsabilités que nous avons dans la vie.

Les termes comme « je dois » ou « je n’ai pas le choix » sont le reflet de cet oubli.

Pourtant, nous choisissons de travailler à un endroit plutôt qu’à un autre, nous choisissons les loisirs que nous avons, nous choisissons les personnes que nous fréquentons, etc.

Ainsi, le fait de modifier nos attentes peut changer complètement la manière dont nous percevons tout ce que nous avons à faire…

3. Y a-t-il des éléments notés au numéro 1 ci-dessus qui gagneraient à être révisés à partir de ces trois stratégies ? Pourquoi ?

D’autres pistes pour améliorer votre gestion du temps

• Entretenez-vous des préjugés négatifs à l’endroit de la gestion du temps ? Croyez-vous que cela vous retirera votre liberté ? Si c’est le cas, il est grand temps de mettre à jour votre vision des choses.
• Ce que je fais est-il vraiment important ? Le fait de répondre souvent à cette question vous aidera à ne pas consacrer votre temps à des futilités qui ne vous apportent rien.
• Soyez à l’affût de chaque « Je dois… » que vous vous obligez à faire. Ils alourdissent votre vie et restreignent votre vision.
• Saviez vous que le perfectionnisme est une attitude pernicieuse très répandue qui interfère avec votre efficacité ?

Si cet article vous a plu, sachez qu’il est tiré de mon livre Se poser les bonnes questions. Vous pouvez vous le procurer en version ebook pour le lire en entier.

La gestion du temps n’est pas ma spécialité, mais c’est un sujet qui m’intéresse un peu par obligation: je veux avoir le plus de résultats positifs possibles dans ma vie.

La gestion du temps devient donc un peu une nécessité.

Qu’en pensez-vous ?

Je vous attends dans les commentaires. 😉